In der vergangenen Woche haben wir die Grundlagen von Datenschutz (vor allem DSGVO) und dem Urheberrecht (UrhG) geklärt, da die beiden Themen oft verwechselt werden. Es ging dazu vor allem intensiv um das Thema Urheberrecht und die Relevanz dieses Aspekts im politischen Kontext. Wir haben uns dabei auf die Herausforderungen konzentriert, die mit dem Schutz geistigen Eigentums einhergehen und aufgezeigt, wie politische Organisationen diese bewältigen können, inkl. vieler spannender Tools für den politischen Alltag.

Heute soll es nun vertieft um dem Datenschutz gehen. Vor allem seit der Einführung der DSGVO herrscht eine allgemeine Angespanntheit bezüglich des Themas. Das basiert vor allem auf dem Irrglauben, dass durch die verstärkten Persönlichkeitsrechte im digitalen Raum nun nichts mehr erlaubt sei. Doch das Gegenteil ist der Fall. Bevor wir nun direkt einsteigen, noch der kleine Hinweis: Auch dieser Artikel von uns ist keine Rechtsberatung. Zudem wurde dieser Artikel zum Teil mithilfe von ChatGPT vorformuliert und bearbeitet.

Grundsätzlich können wir festhalten: Ein korrekt angewendeter Datenschutz kann uns vielmehr zu Strukturen führen, welche die Arbeit im Team erleichtern, für Transparenz und Verantwortlichkeit sorgen und Grundlagen sein können, mehr und schneller Erkenntnisse zu gewinnen. Das ist kein Automatismus und wird auch nicht geräuschlos vonstattengehen. Wer sich aber darauf einlässt, wird ein ganz neues Arbeiten entdecken.

3 Praxisbeispiele für Probleme im Umgang mit Daten

Schauen wir uns mal drei konkrete Beispiele an:

1 | Kontaktdaten auf dem Laptop

Der Vorfall: Auf den verschiedenen Geräten in einer Kreisgeschäftsstelle einer Partei liegen unterschiedliche Adressen von diversen Vereinen, Verbänden und Organisationen. Dies führt zu Inkonsistenzen in der Kommunikation und erschwert den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Parteimitgliedern.

Das Datenschutzproblem: Daten müssen laut DSGVO aktuell sein und dürfen nur für die Zwecke verarbeitet werden, für die sie erhoben wurden. Dies bedeutet, dass veraltete oder inkonsistente Daten gegen die gesetzlichen Vorgaben verstoßen und möglicherweise zu rechtlichen Problemen führen können.

Die Lösung: Zusammenführung in einem CRM-System (Customer Relationship Management). Ein CRM-System ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Kontaktdaten und gewährleistet, dass alle Mitglieder einer politischen Organisation jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben. Ein solches System kann zudem dabei helfen, die Kommunikation innerhalb der Organisation zu verbessern und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden.

Der Vorteil: Durch ein gepflegtes CRM-System können alle in der Organisation sehen, wer mit wem bereits Kontakt hatte. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine effizientere Vernetzung zwischen den verschiedenen Aktiven. Zudem trägt ein zentrales CRM-System dazu bei, die Transparenz innerhalb der Organisation zu erhöhen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

2 | Veranstaltung mit Kontaktdaten

Der Vorfall: Eine Teilnehmendenliste einer Veranstaltung mit Kontaktdaten und Unterschriften wird im Wahlkreisbüro abgeheftet. Die Liste enthält persönliche Informationen wie Namen, Adressen und E-Mail-Adressen, die möglicherweise für verschiedene Zwecke verwendet werden könnten, ohne dass die betroffenen Personen darüber informiert wurden.

Das Datenschutzproblem: Die Verarbeitung von Daten muss immer einen Zweck verfolgen, und die Speicherung von personenbezogenen Daten unterliegt bestimmten Vorgaben hinsichtlich der Datensicherheit und -integrität. Das bloße Ablegen von Teilnehmerlisten ohne klare Richtlinien und ohne angemessenen Schutz verstößt womöglich gegen die DSGVO.

Die Lösung: Einen Kommunikationsplan zusätzlich zur CRM-Einführung erstellen, der klärt, wie grundsätzlich mit Daten umgegangen werden muss. In diesem Plan sollten Vorgaben zur Datenspeicherung, zum Datenschutz und zur Löschung von personenbezogenen Daten festgelegt werden. Zudem sollten Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation klar definiert werden.

Der Vorteil: Der Kommunikationsplan schafft klare Verantwortungen und klärt auch, wer Löschungen vornehmen kann. Dies führt zu einer verbesserten Handhabung von personenbezogenen Daten und stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

3 | Pflege von Mitgliedsdaten

Der Vorfall: Zur Mitgliederpflege werden Daten von einer Bundesgeschäftsstelle an eine Landesgeschäftsstelle per Mail gesendet. Hierbei werden sensible Informationen wie Namen, Adressen und Geburtsdaten unverschlüsselt über das Internet übertragen, wodurch sie potenziell abgefangen, manipuliert oder missbraucht werden können.

Das Datenschutzproblem: Sensible Daten müssen bei der Übertragung geschützt werden, um die Privatsphäre der betroffenen Personen zu wahren und den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Die unverschlüsselte Übertragung von Mitgliedsdaten stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar und kann zu Datenschutzverletzungen führen.

Die Lösung: Durch die Nutzung von Cloud-Speicherdiensten können personenbezogene Daten zentral und sicher gespeichert werden. Durch die Ergänzung einer klaren Datenhierarchie kann zudem sichergestellt werden, dass nur diejenigen eine Datei öffnen können, welche dafür auch vorgesehen sind. Das bedeutet: Auf manche Daten können bspw. nur die Aktiven zugreifen, die auch qua Amt auf personenbezogene Daten zugreifen sollen und dürfen.

Der Vorteil: Zuständigkeiten sind nachvollziehbar und Daten in der Cloud sind zudem sicherer als bei herkömmlichen Übertragungsmethoden. Indem die Daten zentral und verschlüsselt gespeichert werden, wird das Risiko von Datenlecks und Datenschutzverletzungen minimiert. Gleichzeitig verbessert die Nutzung von Cloud-Dateien die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb der Organisation.

Wichtige Hilfsmittel für den Datenschutz

Der Datenschutz macht vor allem dann Arbeit, wenn es zu Anfragen kommt: Welche Daten haben Sie von mir? Wer ist bei Ihnen zuständig? Wieso habe ich eine Nachricht von Ihnen bekommen? Diejenigen, die es hier unvorbereitet trifft, stehen mitunter vor viel Arbeit: Wer hat hier denn alles Info über die Person und wer ist die überhaupt? Was muss ich denn jetzt mitteilen und wozu haben wir die Daten eigentlich erhoben? Die gute Nachricht: Dafür gibt es Standards, Strukturen und Vorlagen, was am Ende dazu führt, dass alles das in weniger als fünf Minuten übermittelt werden kann.

Neben der bereits erwähnten Datenhierarchie und Cloud-Lösungen können folgende drei Unterlagen viel helfen:

1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit: Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, sollten politische Organisationen ein Datenverarbeitungsverzeichnis führen. Dieses Verzeichnis ist eine übersichtliche Tabelle, in der die jeweiligen Verantwortlichen dokumentiert sind und dabei festgehalten wird, welche Datenverarbeitungsprozesse sie betreuen. Wenn also die Frage kommt, welche Daten wie erhoben werden und wer dafür zuständig ist, reicht es in den meisten Fällen vollkommen aus, das Verzeichnis zu übermitteln. Zudem: Diese Fragen müssen ohnehin geklärt werden und das Verzeichnis hilft dabei, den Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu behalten sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen.
   
   
2. Datenverarbeitungsverzeichnis: Diese ergänzt die Verarbeitungstätigkeiten, indem sie die Verantwortlichen sowie ggf. die stellvertretend Verantwortlichen benennt und mit Kontaktdaten versieht. Dies ist vor allem hilfreich etwa gegenüber Datenschutzbeauftragten oder anderer behördlicher oder juristischer Korrespondenz. Es führt aber eben auch dazu, jederzeit zum Hörer greifen zu können, um Dinge auf dem kurzen Dienstweg zu klären. Gleichzeitig ist immer wieder zu erleben, dass mit der Annahme von Verantwortung auch insgesamt die Sensibilisierung sowie Struktur rund um den Datenschutz steigt.
   
   
3. Vorlage für die Erteilung einer Auskunft: Im Rahmen der DSGVO haben betroffene Personen das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. Das bedeutet aber nicht, dass in jedem Fall minutiös sämtliche Informationen in ellenlangen Anhängen ausgeführt werden müssen. Es reicht eine Beschreibung der Art der Daten und des Zwecks. Durch das Muster für die Erteilung von Auskünften können politische Organisationen etwas bereithalten, um Anfragen von betroffenen Personen schnell und effizient bearbeiten zu können. Aber natürlich gilt: Wünscht jemand die Löschung ist dem dennoch in nahezu allen Fällen nachzukommen.

Für all diese Dokumente gibt es viele Muster im Netz zu finden. Aufgrund dessen, dass wir dafür keine Haftung übernehmen wollen, verlinken wir an dieser Stelle aber nicht. Als Teil unserer kostenfreien Workshops bekommen Sie aber entsprechende Vorlagen von uns. Zudem der Tipp: Wenn Sie diese Dateien in einer Cloud gespeichert haben, ist garantiert, dass alle immer den zuletzt aktualisierten Stand haben.

Fazit: Datenschutz und Urheberrecht sind Ermöglicher

Wir hoffen, dass wir einigen Bedenken, Unklarheiten sowie Fragen begegnen konnten. Natürlich ist der richtige Umgang von Datenschutz und Urheberrecht mit einiger Arbeit verbunden. Auch wirbeln dafür neu geschaffene Strukturen durchaus einigen Wind auf. Aber wir können Ihnen versprechen: Der Einsatz lohnt sich.

Zum einen sind einmal aufgesetzte Prozesse schlank und effektiv. Sie führen zudem dazu, dass sich weitere Vorteile eben durch zentrale Kontaktdaten oder mehr Transparenz ergeben. Aber es macht Sie auch mündig gegenüber Menschen, die Sie bspw. auch einfach ausbremsen oder direkt ärgern wollen. Mit wenigen Klicks sofort zu antworten führt zu selbstbestimmtem und souveränem Agieren im Netz.

Nutzen Sie auch unsere Workshops zu diesem und auch den anderen Themen. Bringen Sie auch skeptische oder verunsicherte Mitwirkende mit und beginnen Sie den gemeinsamen Weg. Gemeinsam machen wir dann auch immer einen Zeitplan, entlang dessen Sie Stück für Stück ans Ziel kommen. Wir wissen, dass dieser Prozess Zeit braucht, Abstimmungen benötigt, Rückschritte mit sich bringt. Das ist normal und auch zu erwarten. Wo auch immer es zwackt oder zwickt, wir sind gerne für Sie da.