Die Cloud in der Politik: Warum der Umstieg jetzt kommen muss

Auch in den Rathäusern und Parlamenten stehen die Zeichen auf Wechsel: Die Umstellung auf die weitreichenden Vorteile der Cloud-Nutzung lässt sich kaum noch aufhalten. Viel ist dieser Tage darüber zu lesen, aber was ist mit der "Cloud" wirklich gemeint? Da es immer schwieriger wird, ohne sie zu agieren, ist es wichtig zu wissen, welche Eigenschaften, Vorteile und Probleme die Cloud für unsere Gesellschaft und für die eigene politische Arbeit bringt.

Die Cloud ist für viele ein eher schwammiger Begriff. Sie erzeugt oftmals das Bild einer Datenwolke, die ohne direkte Verbindung über einem schwebt und „irgendwo in diesem Internet“ vermutet wird. Das ist nicht falsch, denn alles in der Cloud findet online statt, aber das ist auch nicht besonders aussagekräftig. Es ist sinnvoller, die Cloud als Bezeichnung für Dienste zu verwenden, die über das Internet als Ersatz für Hardware oder Software auf Endgeräten zur Verfügung steht. Durch diese Eigenschaft öffnen sich vielfältige Möglichkeiten, bedingen aber auch entsprechende Vorkehrungen für die Sicherheit im digitalen Raum.

Diese „Datenwolke“ ist, verkürzt, eine Summe an Computerservern, auf denen mit Software auf Datenbanken über das Internet zugegriffen wird. Daher gibt es natürlich doch eine direkte Verbindung zu uns, wie auch  - um im Bild zu bleiben - Wolken im direkten Zusammenhang mit unserer Umwelt stehen. Die Cloud-Server befinden sich dabei in dezentralen Datenzentren auf der ganzen Welt. Die Cloud ermöglicht also die Speicherung von Daten “außer Haus”, viele Dienste bieten zudem Datenzentren im jeweiligen Land der Nutzenden und damit auch entsprechend lokaler Gesetzgebungen an.

Unter „Cloud Computing“ ist zudem die Bereitstellung von online zur Verfügung gestellten Diensten zu verstehen, einschließlich Software, Hardware und Speicherplatz. Mit Cloud Computing müssen Nutzende sowie Organisationen keine physischen Server selbst verwalten oder Softwareanwendungen auf ihren eigenen Rechnern ausführen. Die Daten können vielmehr in der Cloud gesichert werden, was eine standortunabhängige Sicherung sowie Notfallwiederherstellung ermöglicht.

Warum ist das Thema Cloud aktuell in aller Munde?

Ohne Cloud ist es notwendig, geschäftliche und persönliche Daten lokal zu speichern - damit muss auch die Sicherheit lokal gewährleistet werden. Das ist zunehmend finanziell und auch personell kaum noch auf einem notwendigen Niveau leistbar, denn anhand der Vielzahl von Angriffen, etwa im Bereich der Ransomware, ist es offenkundig, dass gerade Organisationen damit zunehmend Probleme haben. Die Datenwolke zeichnet sich dem gegenüber durch eine schnelle Bereitstellung, Flexibilität, sowie eine deutlich günstigere Sicherheitsarchitektur aus, die zudem schnelles Wachsen ermöglicht.

Das führt dazu, dass sie in zunehmend immer mehr Unternehmen, Einrichtungen und auch Behörden aller Größenordnungen praktisch universell eingesetzt wird. Gleichzeitig führt die Einführung der Cloud-Technologie dazu, dass die eigene Cybersicherheit neu gedacht werden muss. Da Daten und Anwendungen zwischen lokalen und entfernten Systemen hin- und herbewegt werden können - und immer über das Internet zugänglich sind – müssen diese multiplen Angriffspunkte daher auch anders als bisher geschützt werden.

Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Smartphone auf Google Docs zugreifen oder im Zug auf die letzte Präsentation, können diese Daten überall gespeichert sein. Daher ist es vom Grundsatz her erst einmal schwieriger, sie zu schützen, als wenn es nur darum ginge, unerwünschten Gästen etwa den Zugang zu einem Büro zu verwehren. Das beunruhigt und verunsichert viele Nutzende, sich trotz der Vorteile für einen Umstieg zu entscheiden.

Was sind die aktuellen Herausforderungen bei der Cloud? 

Die zu adressierenden Herausforderungen bei der Nutzung des Cloud Computing lassen sich in folgende Themenbereiche einteilen: 

• Überarbeitung der Cybersicherheit
• Verlässlichkeit und Verfügbarkeit
• Fehlende Ressourcen/Expertise
• Aufbau einer Struktur und Koordination
• Einhaltung von Vorschriften (Compliance)
• Erfassung von Leistung, Speicherung und Konnektivität
• Kostenmanagement
• Migration/Übertragbarkeit

Wie entwickelt sich die Cloud in Deutschland bezogen auf die DSGVO?



Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von 2018 regelt den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung und Verwendung personenbezogener Daten. Dies betrifft entsprechend auch die Datenspeicherung und Datenverfügbarkeit in der Cloud. Folglich wurde diese Gesetzgebung eingeführt, um Kontakte, auch solche innerhalb einer Cloud, vor der unerwünschten Offenlegung oder dem illegalen Verkauf ihrer sensiblen Daten zu schützen. Da das grundsätzlich gilt, gibt es für die Cloud hier kaum gesonderte Anforderungen. Die allermeisten Cloud-Anbietenden sind zudem sehr transparent, wie sie die Einhaltung der DSGVO von sich aus garantieren, worauf ggf. auch zu achten ist.

Vielmehr erleichtert die Cloud die Arbeit mit der DSGVO. Wo vielerorts personenbezogene Daten auf diversen Endgeräten in unterschiedlichster Aktualität gespeichert sind, führt die Cloud diese in einer gemeinsamen Datei zusammen. Da Daten laut DSGVO jederzeit korrekt sein müssen (Art. 16) und jederzeit eine Auskunftspflicht besteht (Art. 15) ist dies bei lokaler Speicherung oft viel schwerer umsetzbar. Zudem gibt es hier die Möglichkeit, statt auf Tabellenverzeichnisse auf entsprechende Software-Lösungen wie ein Customer-Relationship-Management (CRM) zu setzen, ein dauerhaft synchronisiertes, digitales Kontaktbuch u.a. mit Kalenderintegration und Erinnerungsfunktionen.

Was wird durch die Cloud möglich?



Neben der Sicherheit und Einhaltung der DSGVO bietet die Cloud viele weitere Vorzüge. An erster Stelle ist sie von fast überall aus zugänglich. Da beispielsweise Textdateien oder Tabellen meist nur wenig Speicher verbrauchen, sind diese oftmals auch bei geringer Bandbreite etwa im Zug oder auf dem Land abrufbar. Zudem bieten viele Clouddienste ein temporäres Zwischenspeichern auf dem Endgerät an.

Das gemeinsame Arbeiten an Dateien erleichtert zudem das Arbeiten im Team, das gemeinsame Datenverzeichnis sorgt darüber hinaus für Transparenz und Übersicht. Damit spart die Zusammenarbeit in der Cloud schlichtweg Zeit und ermöglicht mehr Freiraum für das eigentliche Ziel. Durch das permanente Speichern von Dateien lassen sich zudem Versionsverläufe rekonstruieren und ggf. wiederherstellen. Zudem können versehentlich gelöschte Daten ebenso wiederhergestellt werden, da automatisch Kopien, sogenannte BackUps, erstellt werden.

Vorteile in Bezug auf Wartung, Kosten, Reichweite



Ein weiterer Vorteil liegt in der ausgelagerten Wartung. Die Nutzung der Cloud bedeutet, dass sich die Mitarbeitenden eines externen Rechenzentrums um Hardware- und Netzwerkprobleme sowie Wartungsarbeiten kümmern.  Durch den Wechsel zum Cloud Computing können zudem einige Kosten eingespart werden. So benötigen Organisationen beispielsweise keine eigenen Server und auch keine bzw. deutlich weniger System-Admins mehr. 

Vielmehr bieten die meisten Cloud-Dienstleistenden einen umfangreichen Kunden-Support, der geschult ist, auch unerfahrene Nutzende zu unterstützen. Darüber hinaus bietet die Cloud weitere Vorteile in Bezug auf Sicherheit, Vernetzung und künstliche Intelligenz, die wir nun im Einzelnen betrachten werden.

Vorteile in Bezug auf Sicherheit

Cloud-Sicherheit ist eine Disziplin der Cybersicherheit, die sich mit der Sicherung von Cloud-Computing-Systemen befasst. Das bezieht sich auf die Technologien, Richtlinien, Kontrollen und Dienste, die Cloud-Nutzende vor Bedrohungen schützen. Dazu gehört die Wahrung der Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten in onlinebasierten Infrastrukturen, Anwendungen und Plattformen. Hier mit entsprechenden Diensten zusammenzuarbeiten, ist in etwa damit zu vergleichen, Bargeld zur Bank zu bringen, anstelle es unter dem eigenen Kopfkissen zu verwahren.

Cloud-Anbietende hosten ihre Dienste auf ihren Servern über ständig aktive Internetverbindungen. Da ihr Geschäft vom Vertrauen ihrer Nutzenden abhängt, werden Cloud-Sicherheitsmethoden eingesetzt, um die Kundendaten privat und sicher zu speichern. Jede Sicherheitsmaßnahme in der Cloud dient dazu, eine oder mehrere der folgenden Aufgaben zu erfüllen:

• Datenwiederherstellung im Falle eines Datenverlusts ermöglichen
• Speicher und Netzwerke vor Datendiebstahl schützen
• Menschliche Fehler oder Nachlässigkeit verhindern, die zu Datenlecks führen
• Auswirkungen von Daten- oder Systemangriffen verringern

Dabei wird oft auch von „security by design“ gesprochen, also der bereits eingebauten Sicherheit. Das sind beispielsweise hochkomplexe Bauteile wie Sicherheits-Chips, welche in die Server eingebaut werden, die sich einzeln kaum bezahlen ließen, auf alle verteilt aber wenige Centbeträge für Einzelne kosten.

Vorteile in Bezug auf Vernetzung



Dateien in der Cloud haben zudem einen weiteren spannenden Aspekt: Die Daten können miteinander vernetzt werden. Das bedeutet, dass etwa mithilfe zusätzlicher Software oder Prozessen unterstützende Verbindungen, Automatisierungen sowie Erkenntnisse erstellt werden können.

So kann ein CRM erkennen, dass eine Kontaktperson bereits mit der Organisation in Verbindung steht, was über sie zu wissen wäre und was zuletzt besprochen wurde. Eine Terminfindung kann über einen synchronisierten Kalender automatisch erfolgen, Erinnerungs-E-Mails und Informationsdateien können nach einmaliger Einrichtung per Software versendet und Gesprächsnotizen sowie Aufgaben mit geringem Aufwand quer durch die Organisation angelegt werden.

Wenn sich zudem Dateien doppeln, widersprechen oder falsche Querverweise aufzeigen, kann dies erkannt werden. Ebenso kann jederzeit angepasst werden, wer auf welche Dateien zugreifen darf, bzw. ob und wenn ja von wo extern zugegriffen wurde. Mithilfe künstlicher Intelligenz steigern sich die Möglichkeiten dann noch einmal auf ein ganz neues Niveau.

Vorteile in Bezug auf KI

Über die Vernetzung hinaus bietet künstliche Intelligenz (KI) ganz neue Möglichkeiten: Dort, wo Einzelnen der Gesamtüberblick fehlt, kann KI diesen herstellen. Die Verschmelzung von Cloud-Technologie und künstlicher Intelligenz ist ein wesentlicher Baustein aktueller Entwicklungen in der modernen Arbeitswelt und des Handels.

Übergreifende Entwicklungen, sich abzeichnende Veränderungen, sich wiederholende Muster – das kann KI aus in der Cloud vernetzten Daten mit einer immer höher werdenden Präzision erfassen. Dadurch lassen sich Trends, Verhalten und dazu benötigte Lösungen sowie Herangehensweisen etwa mittels Wahrscheinlichkeitsberechnung und entsprechender Datenanalyse vorhersagen sowie entsprechend vorbereiten.

Neuere Entwicklungen ermöglich dazu, dass KI im Bereich der Kommunikation, Erstellung von Texten sowie Grafiken und Videos die Arbeit von Menschen übernehmen oder zumindest einmal weitestgehend vorbereiten kann. Das stellt nicht zuletzt einen immer stärkeren Vorteil her gegenüber jenen, welche auf entsprechende Dienste verzichten. Grundsätzlich stehen Entwicklung hier noch relativ am Anfang, aber das ist umso mehr ein Grund, sich jetzt bereits damit zu befassen.

Warum entstehen Nachteile durch die Nichtnutzung der Cloud?



Wenn immer mehr und überall die Cloud genutzt wird, wird es auch immer schwieriger und unpraktikabler, nicht daran teilzunehmen. Mittlerweile sind viele Prozesse, Absprachen und Kooperationen komplett auf Cloud-Computing ausgelegt, sodass diese auch immer mehr von außen erwartet werden.

Die Cloud bietet zudem Raum für automatisierte Prozesse und maschinelles Lernen. Das führt zu enormen Zeiteinsparungen, weil der manuelle Bearbeitungsaufwand abnimmt: Know-how ist speicherbar und verteilbar, sodass sich Lernprozesse verkürzen, Wissen kollektivieren und Abhängigkeiten verringern lassen. Zudem wird es aus Sicherheitsgründen fast nicht mehr möglich sein, eine lokale Datenspeicherung sowie Verarbeitung ausreichend zu schützen. So sind Organisationen aktuell am meisten von sogenannten Ransomware-Angriffen betroffen.

Dabei werden nach einem Eindringen auf das Endgerät alle Dateien verschlüsselt, um sie gegen ein Lösegeld (Englisch: Ransom) wieder zu entschlüsseln. Daten, die dem gegenüber permanent in der Cloud gesichert sind und bei der Nutzung nicht einmal lokal zwischengespeichert werden müssen, sind davor hingegen weitestgehend geschützt.

In 4 Schritten zur sicheren, vernetzten und intelligenten Cloud

Intelligent vernetzter Daten in der Cloud empfehlen sich in folgender Reihenfolge anzulegen:

Vereinheitlichung der Daten

Das erste Ziel ist, dass es von jeder Datei nur eine Version gibt, auf die alle Beteiligten zugreifen können. Die Datei hat einen zentralen Speicherort und kann über eine Internetverbindung oder über das interne Netzwerk/Intranet von verschiedenen Endgeräten aus abgerufen werden.

Dies reduziert in erster Linie den benötigten Speicherplatz - es gibt nicht unzählige Kopien und bearbeitete Versionen von Dateien auf einzelnen Rechnern sowie in persönlichen Ordnerstrukturen. Außerdem ist die Datei immer auf dem neuesten Stand, da sie regelmäßig synchronisiert wird. Alle Versionen und Änderungshistorien sind zur Einsichtnahme verfügbar.

Kollektivierung der Daten

Als Nächstes steht die Weitergabe von Einzelwissen auf der Tagesordnung. Die Datei, ihr Speicherort und die Regeln für den Umgang mit der Datei werden in überschaubaren Schritten für alle zugänglich gemacht. Einheitlichkeit ist hier besonders wichtig, da kollektiv genutzte Dateien eine gemeinsame Arbeitsgrundlage bilden. So sind alle Beteiligten gemeinsam für den Inhalt und die Sicherheit zu gewinnen.

Vernetzung der Daten

An dieser Stelle erfolgt die intelligente Verknüpfung von Daten mithilfe von Zusatzdiensten. Zu diesen Diensten gehören Kollaborationsplattformen wie etwa Microsoft 365 oder Google Workspace. Diese Dienste stellen die zugrundeliegende Infrastruktur bereit und bieten erweiterte Funktionalitäten für die Arbeit mit Dateien.

Neben diesen Softwarelösungen aus der Cloud gibt es auch sogenannte Managed Services, bei denen Teile der physischen Infrastruktur (Dateien, Backups oder auch Firewall) in die Cloud umziehen und vom Cloud-Anbieter verwaltet werden. Auch zusätzliche Dienste etwa für Automatisierungen spielen da rein.

Befähigung der Daten



Dank vielseitiger Softwareprodukte gibt es für diesen Schritt maßgeschneiderte Möglichkeiten zur weiteren Abwicklung. Die Daten werden "von der Software verstanden" und oft mit KI-gesteuerten Tools und Plugins optimiert. Automatisierung spielt hier eine große Rolle, um die Software anzulernen, aber auch um Prozesse immer effizienter und fehlerfreier zu gestalten.

Die Zeichen stehen auf Cloud, der Zeitpunkt dafür ist genau jetzt



Die flächendeckende Einführung der Cloud wird für die Politik immer unerlässlicher, es wird sie aber auch nachhaltig verändern. Da Informationen und Zugang zu Informationen immer noch Haupttreiber für politisch Aktive sind, ist eine entsprechende Neustrukturierung, Transparenz und Verfügbarkeit, kombiniert mit ganz neuen Erkenntnissen mittels KI, ein echter Game-Changer. Ausgang: offen.

Diese Umsetzung und auch weitere Themen bieten wir allen politischen Aktiven auch in unseren kostenfreien Schulungen an. Ebenso begleiten wir entsprechende Umsetzungsprozesse, geben wichtige Tipps und lassen gerne an bundesweiten Erfahrungswerten teilhaben.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, suchen Sie sich jetzt gerne Ihren Wunschtermin für ein Erstgespräch aus.