Die Cloud in der Politik II: Wie gelingt die Einführung?

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Auf die Theorie folgt die Praxis: Die Einführung der Cloud braucht ein koordiniertes sowie motivierendes Vorgehen, bei dem auch auf Besonderheiten der Teams eingegangen werden muss. Damit das gelingt, sollten wir uns dem Prozess in sechs Schritten nähern:

1. Besprechung der Vorteile und Chancen, aber auch Risiken
2. Erstellung eines Sicherheitskonzepts
3. Vereinheitlichung der Daten
4. Kollektivierung der Daten
5. Vernetzung der Daten
6. Befähigung der Daten

Einiges davon haben wir in unserem Analyse-Artikel zur Cloud in der Politik bereits angesprochen, werden dies hier nun aber vertiefen und praxisnah aufbereiten.

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Besprechung der Vorteile und Chancen, aber auch Risiken

Die Einführung der Cloud in der Politik wird am ehesten getragen und mit Leben gefüllt, wenn der Mehrwert möglichst allen klar wird. Häufig ist zu erleben, dass gerade am Anfang viele gewohnte Arbeitsweisen beibehalten werden, die nicht mit der Cloud kompatibel sind: Dateien werden per Mail im Anhang versendet, die eigene Ordnerstruktur wird weiterhin genutzt (gerne auch der Desktop) oder Änderungen werden weiterhin als Version „final_final_2“ abgespeichert.

Wichtig ist dabei auch, was realistisch und als tatsächliche Entlastung gesehen wird: Wer gleich mit den Möglichkeiten etwa der KI wirbt (siehe unten), löst womöglich erst einmal Ängste und Unverständnis aus. Das Gefühl, mit der Einführung neuer Abläufe abgehängt und überfordert zu werden, kann zu Abwehrverhalten und unnötigen Konflikten führen.

Daher sollten zunächst folgende drei Gründe angeführt werden:

• Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  Mit der Cloud kann sichergestellt werden, dass Grundlagen der DSGVO wie Aktualität der Daten, Datenverantwortung sowie Schutz vor Einsicht Unbefugter eingehalten werden kann.
   
  
• Datensicherung und Datensicherheit
  Mit der Cloud können Daten besser vor ungewollter Löschung etwa durch Unachtsamkeit oder kaputten Festplatten geschützt werden. Auch sind die Server der Cloud-Anbietenden deutlich besser geschützt als die meisten lokalen Festplatten.
   
  
• Transparenz und klare Verantwortung
  Mit der Cloud können alle weitestgehend einsehen, welche Informationen vorliegen, wie weit Prozesse sind und wer an welcher Stelle mitwirkt. Das entpersonalisiert das interne Wissen und macht zudem erforderlich, wer für was zuständig ist.

Natürlich gäbe es auch noch weitere Vorteile, aber die hier genannten sind nach unserer Erfahrung am schnellsten zu erfassen und zeigen die grundlegenden Vorteile auf. Viele weitere Vorteile, auf die wir teilweise auch noch zu sprechen kommen, können auch zu einem späteren Zeitpunkt besprochen werden.

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Erstellung eines Sicherheitskonzepts

Das Gelingen der Cloud in der Politik wird auch daran hängen, ob es einheitliche Regeln gibt, die alle jederzeit erfassen und nachschlagen können. Auch kann dies dazu genutzt werden, gerade bei anfänglicher Abweichung darauf zu verweisen. Daher bietet es sich an, gemeinsam zunächst einen Kommunikationsplan zu erstellen, der auch ein Sicherheitskonzept enthält.

Dieser sollte unter anderem folgende vier Punkte enthalten:

• Definition wichtiger Dokumente
  Nach einer Prüfung aller vorliegender Daten sollte eine Einteilung dieser erfolgen: Welche sind besonders sensibel, welche müssen für alle aufbereitet werden, welche können weg?
   
  
• Grundsätzlicher Umgang mit Daten
  Wer erstellt Ordner und Dateien, wie ist unsere grundsätzliche Struktur, welche Dienste werden zusätzlich genutzt und wie sieht die Zusammenarbeit mit Dritten aus – diese Fragen werden hier einmal grundsätzlich geklärt.
   
  
• Schutz durch korrekte Verwendung technischer Geräte
  Hier werden die Grundsätze der Kontensicherheit sowie der Gerätesicherheit aufgeführt.
   
  
• Schutz durch entsprechendes Verhalten innerhalb und außerhalb des Büros
  Hier werden zudem viele weitere Hinweise gegeben, wie bspw. zur Verhinderung von ungewolltem Fremdzugriff oder auch das Handeln im Falle von Auffälligkeiten.

Zudem sollten alle Aktiven gerade in den beiden letzten Punkten geschult werden und sich regelmäßig informieren sowie sich erneut sensibilisieren können. Für die Politik können wir dies durch unsere kostenfreien Workshops sowie die PolisiN-Plattform anbieten, auf der es bspw. auch eine Vorlage für einen solchen Kommunikationsplan gibt. Mehr dazu finden Sie auch unter diesem Artikel.

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Vereinheitlichung der Daten

Wenn der Rahmen geklärt ist und die Mitwirkenden informiert sowie motiviert sind, geht es nun zunächst um den zugegeben kraftraubendsten Akt: Das Umstellen der Daten auf die Cloud. Dazu muss zunächst ein Anbieter gefunden werden. Hierbei können mehrere Dinge eine Rolle spielen:

• Wo liegt der Server?
  Viele Anbieter sind in den USA beheimatet und haben auch dort ihre Daten. Die beiden großen Anbieter Microsoft und Google versprechen, dass die Daten aus Deutschland auch in Deutschland liegen, lassen dies aber mit Verweis auf Geschäftsgeheimnisse nicht überprüfen. Mit Nextcloud gibt es auch einen weit verbreiteten deutschen Anbieter. Ebenso kann ich selbst eine Server-Struktur bauen (lassen), allerdings ist dies mit hohen Kosten und hoher Kompetenz verbunden.
   
  
• Welche Sicherheiten werden mir geboten?
  Clouddaten können grundsätzlich weltweit von überall aufgerufen werden – das ist schließlich der große Mehrwert. Das bedeutet aber auch, dass die Daten besonders gut geschützt werden müssen. Im Zuge dessen spricht man von einem „Sicherheits-Design“ aus Chipset, Notfallsystemen und entsprechender Verschlüsselung. Hier bieten tatsächlich die großen Anbieter den besten Service.
   
  
• Wie gut kann die Cloud integriert werden?
  Eine im Alltag akzeptierte Cloud lässt sich am besten in die bestehende Ordner-Struktur einbetten – also bspw. in den Explorer von Windows bzw. den Finder von MacOS. Wenn alles nur über den Browser geht, wird es komplizierter, lokale Daten mit der Cloud in Verbindung zu bringen. Sowohl Microsoft als auch Google, aber bspw. auch Dropbox bieten hier überzeugende Ansätze.
   
  
• Wie können erweiterte Dienste sowie externe Dienste genutzt werden?
  Manche Clouddienste bieten zudem wie etwa Microsoft mit „Teams“ und „Office 365“ ergänzende Kommunikationsmittel an, welche die Arbeit in der Cloud und Motivation verstärken können. Dazu bieten viele auch an, dass externe Dienste ergänzt werden können, wie etwa Trello, Personio oder Workday.

Sind die Entscheidungen dazu einmal gefallen, bleibt das Durcharbeiten durch die bisherigen Dateien nicht aus. Es kann dadurch auch zu Einschränkungen im täglichen Ablauf kommen bzw. eine stufenweise Einarbeitung im Team. So sollten während der Umstellung nicht parallel weiter in alten Dateien gearbeitet werden. Sich hierzu also einen koordinierten Zeitplan zu geben, ist sehr entscheidend.

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Kollektivierung der Daten

Sind die Daten einmal erfasst und aufgeteilt, gilt es sie entsprechend einer einheitlichen Ordnerstruktur in die Cloud zu bringen, sowie bei einer etwaigen Datenhierarchie aufzuteilen.

Das bedeutet zum einen, dass es etwa ein System gibt, was von grob nach fein einteilt. Ein Beispiel: Ordner „3000 Medien“ => Ordner „3100 Artikel“, „3200 Fotos“, „3300 Videos“ => Ordner „3110 Webseite“, „3120 „Pressemitteilungen“, „3130 Infoblatt“. Das Zahlensystem sorgt für eine klare Zuordnung, selbst wenn man mal nur den Ordner teilt. Zudem prägen sich diese schneller ein: „Die Fotos vom Sommerfest findest du in der 3212“ – und schon erkennt der Mitwirkende auch, wo er künftig zunächst eigenständig suchen kann.

Dazu kommt, dass personelle, strategische oder finanzenbezogene Daten nicht allen verfügbar gemacht werden können. Hier braucht es eine Datenhierarchie. Die allermeisten Cloud-Anbieter lassen genau steuern, wer auf welchen Ordner zugreifen darf. Das betrifft übrigens auch Externe, die mitwirken mögen. Wichtig ist: Jede Datei sollte klar einer Person in Verantwortung zugeordnet werden können. So kann nicht zuletzt sichergestellt werden, dass es auch immer jemanden gibt, der oder die sich zutraut, alte Daten zu löschen bzw. zu archivieren.

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Vernetzung der Daten

Sobald Daten in der Cloud sind, können wir weitere Dienste ergänzen, um Prozesse zu effektivieren und zu vereinfachen. Ein paar Beispiele:

• Ein Kontaktbuch – Customer Relationship Management (CRM)
  Alle vorhandenen Kontaktdaten werden in einem cloudbasierten, nach Datenhierarchie einstellbaren Kontaktbuch erfasst: Einem CRM. Das betrifft sowohl Telefonnummern und Mail-Adressen, aber auch eine chronologische Erfassung: Wer hat wann was mit dieser Person besprochen. Auch können hier Aufgaben zugeteilt und Notizen hinterlassen werden. Ebenso lassen sich mehrere Personen etwa einer Organisation zuordnen, etwa einem bestimmten Verein oder Verlagshaus.
   
  
• Automatisierungen
  Dienste wie Zapier bieten an, Software mehrerer Anbieter miteinander zu verzahnen. Ein Beispiel: Wenn sich jemand in einen Newsletter einträgt, erfolgt automatisch ein Eintrag in eine Kontaktliste, jemand aus dem Team wird per Nachricht darüber informiert und bekommt zugleich eine Aufgabe, den Kontakt zu prüfen (etwa, ob dahinter ein Verein steht, der noch unbekannt ist). So können Prozesse verschlankt und beschleunigt, aber auch Abläufe garantiert werden.
   
  
• Projekt- und Finanzmanagement
  Wer noch tiefer in die Möglichkeiten der Cloud einsteigen will, kann sich Projekt- und Finanzmanagement-Tools anschauen, wie etwa Workday, Trello oder Microsoft Viva. Hier können sich Dateien, Aufgaben und Erkenntnisse in Übersichten bringen sowie individuelle Benachrichtigungen und Erinnerungen erstellen lassen.

Hier ist vor allem eines wichtig: Führen wir nicht einfach das ein, was wir gefunden haben und was Sinn ergeben könnte. Vielmehr steht der eigene Mehrwert wieder voran: Wie sollte unsere Cloud-Infrastruktur aussehen, wenn wir uns das ganz frei wünschen dürften? Und erst nach Beantwortung dieser Frage sollte man sich am Markt umschauen, die zumeist kostenfreien Testphasen nutzen und ebenso die Kompatibilität untereinander prüfen – nichts schreckt mehr ab, als wenn etwas an fünf Stellen immer wieder dokumentiert werden muss.

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Befähigung der Daten

Das in der Technikwelt bestimmende Thema derzeit ist die künstliche Intelligenz (KI), auch in der Politik. Darunter wird vor allem verstanden, dass uns Texte, Grafiken und sogar Videos basierend auf wenig Zuarbeit vorgeschlagen werden können. Dazu sind vor allem die Dienste ChatGPT sowie Dall-E vom Microsoft-nahen Unternehmen OpenAI in aller Munde. Damit sie uns hierzulande dienen können, wird es nicht reichen, grundlegende Vorlagen zu nutzen – wir müssen sie für uns konkret aufarbeiten. Dazu braucht es unsere Daten in der Cloud, die zudem von uns aufbereitet („trainiert“) werden müssen.

Daneben gibt es aber weitere KI-Dienste, die etwa wie bei Polyteia datenbasierte Prognosen etwa für Bildungs- oder Wohnungspolitik erstellen können. Im Kern geht es hier eher um das, was Einzelne schlicht überfordern würde: Der Überblick über große Mengen an Informationen, deren Abgleich und Aufbereitung sowie das Ableiten von Optionen und Arbeitsreihenfolgen.

Da der Begriff der KI nicht geschützt ist, wird er mitunter für alles genutzt, wo Software in Zusammenspiel mit neuester Hardware Daten verarbeitet und gefühlt selbstständig Handlungen daraus ableitet. Hier stehen wir erst relativ am Anfang. Aber: Das Wachstum in diesem Bereich ist exponentiell.

Es ist davon auszugehen, dass uns die Möglichkeiten aber auch Anforderungen im rasantem Tempo ereilen. Die Frage wird sein, was davon unausweichlich wird, um keinen Nachteil etwa im politischen Wettbewerb zu haben. Fakt ist: Wer dann noch grundsätzlich über die Cloud nachdenkt, muss viel in kurzer Zeit aufholen. Mitunter zu viel.

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Loslegen und Erfahrungen sammeln

Natürlich kann es weiterhin Bedenken und Hürden geben und allzu lang sollte die Vorplanung auch nicht umfassen, sodass etwa jedwede Aufbruchstimmung wieder erlischt. Die Einführung der Cloud in der Politik wird vor allem auch das Sammeln von viel Erfahrung bedeuten. Da aber vieles darauf hindeutet, dass es ohne die Cloud nicht mehr gehen wird, ist der Einstieg jetzt umso wichtiger.

Der Vorteil derjenigen, welche die Cloud und deren vernetzte sowie befähigte Dienste nutzen werden, nehmen mit jedem Tag zu. Sicherlich werden Unternehmen hier der Politik weiterhin einiges voraus sein und auch viel Pionierarbeit leisten. Aber jetzt ist die Zeit, anzufangen: Die Erfahrung und Erkenntnisse, die wir heute machen, entscheiden über unseren Erfolg morgen.